Organizzazione di Eventi

All’interno del Politecnico di Torino, oltre alle normali attività di didattica, di ricerca e di gestione dell’Ateneo, si svolgono quasi quotidianamente degli “eventi”, quali ad esempio convegni, seminari, conferenze, mostre, ma anche concerti, manifestazioni sportive, etc., che possono essere organizzati da Strutture interne o esterne al Politecnico e che vedono la partecipazione di persone esterne all’Ateneo.

Il servizio PREP fornisce supporto all’organizzazione e alla gestione degli eventi che si svolgono nelle sedi del Politecnico, o che sono organizzati da strutture dell’Ateneo al di fuori delle sedi, relativamente agli aspetti che riguardano in particolare la salute e la sicurezza dei partecipanti all’evento e le possibili interferenze che l’evento e tutta la sua gestione hanno rispetto alle normali attività che si svolgono presso l’Ateneo.

Per gli eventi che si ripetono con maggiore frequenza, organizzati internamente da aree o servizi del Politecnico, come ad esempio Lauree, test di ingresso (TIL), etc., il PREP ha individuato con le aree/servizi organizzatori alcune modalità di gestione e delle misure preventive che vengono applicate a tutti gli eventi della stessa natura. Tra queste rientrano, ad esempio, il posizionamento preventivo di “Tendiflex” per disciplinare le code, la formazione dei borsisti che devono guidare i flussi di studenti e vigilare affinché le vie di fuga non siano ostruite, la presenza di un presidio di Pronto Soccorso dedicato, etc.

Altri tipi di eventi richiedono, invece, una maggiore organizzazione e l’adozione di procedure ad hoc, che sono generalmente concordate dal servizio PREP insieme agli Organizzatori, siano essi interni o esterni all’Ateneo, in riunioni dedicate e in seguito a sopralluogo delle aree richieste per l’evento. Il supporto del PREP, in questi casi, può riguardare, in linea indicativa e non esaustiva:

• la verifica della compatibilità delle eventuali installazioni e delle attività previste per l’evento con il piano di evacuazione,
• la compatibilità e le interferenze con le altre attività presenti nelle aree limitrofe a quelle interessate per l’evento,
• la definizione dell’affollamento massimo dei locali/aree,
• l’andamento e la gestione dei flussi di persone,
• le modalità di gestione di eventuali emergenze occorse durante lo svolgimento dell’evento, in particolare quando questo si svolge in giorni/orari di chiusura dell’Ateneo,
• produzione di elaborati grafici e altre attività di supporto alla presentazione delle domande di autorizzazione agli Enti (es. richieste occupazione suolo pubblico al Comune in caso di eventi organizzati dal Politecnico in aree esterne all’Ateneo) e nell’attuazione degli adempimenti eventualmente prescritti dagli Enti stessi per l’ottenimento delle autorizzazioni.

Ad ogni Ente Esterno o Struttura Interna del Politecnico che richiede l’utilizzo di aree comuni dell’Ateneo e/o gestite dall’Amministrazione Centrale, (ad es. l’Aula Magna della Sede Centrale, la Sala Consiglio di Facoltà, la Sala delle Colonne, le Sale del Corpo Aulico del Castello del Valentino, l’Aula Magna del Lingotto, l’Auditorium dell’Energy Center, i cortili, gli atrii, i corridoi, etc.), viene consegnato il “Regolamento per l’utilizzo degli Spazi ”, che deve essere compilato e sottoscritto per accettazione dal Responsabile dell’Ente Ospitato / Struttura Interna che presenta la richiesta.